遠方の取引先から訃報を受けたときの対応マナー

遠方の取引先の訃報を受けたら？

ビジネスの場では、訃報の連絡は取り急ぎの手段としてメールで一斉送信されることが多く、その送信先も多方面にわたると考えられます。取引先から訃報メールを受け取った場合は、先方も葬儀の手配などで多忙な状況にあることを踏まえ、すぐに電話をかけるのは避け、お悔やみの言葉と参列の可否を簡潔にメールで返信するのが望ましい対応です。また、電話で訃報の連絡を受けた場合には、「いつ」「どこの」「どなた」が逝去されたのかを必ず確認し、通夜・葬儀の日時や会場も伺います。弔電を送る可能性もあるため、喪主名や会場住所、必要に応じて電話番号も聞いておきましょう。まずは落ち着いてお悔やみを述べ、慌てず適切な行動をとることが大切です。そのうえで、社内の関連部署・責任者へ速やかに報告し、会社としての対応方針について指示を仰ぎます。

• ・訃報が遠隔地の取引先からの対応の仕方 弔電、お悔み状を送るか、誰が駆けつけるのかを決定します。
• ・弔電を送るか否か 社長名にするのか担当役員名にするのかを決定します。

参列についてはたとえ遠方であっても取引の度合いに関わらず、今後の関係を考え、よほどの事情がない限りは参列することが礼儀です。参列の場合は亡くなられた方と同等以上の役職にある社員が参列をしますが、同等以上の役職にある社員が出席できないときは、社内で代理人を立てて参列するのが通例です。

代理人は、参列するはずだった社員の名刺を持参して赴きます。やむを得ず参列ができない場合も、参列者リストを作成している場合がほとんどなので速やかに先方に伝えしましょう。文面は丁寧にすることが基本ですが、このような連絡は手短にするのがマナーとされています。

細かな理由を述べなくても、「やむを得ない事情がありまして」などの文言を添えてお伝えします。葬儀後には、本来参列をするはずであった役員（社員）からお悔やみ状を郵送し、礼を欠かないように配慮します。セレモアでは取引先から訃報を受けたときの対応など、総務、人事、秘書のご担当者が知っておくべき事柄を、長年培ってきた経験をもとに的確にアドバイスをいたします。