お別れの会の準備は何から？4つの事前準備を解説

会社で重要な役割を担ってきた方をお失いすることは、組織にとってリスクを伴います。社葬の準備をしておくことは、組織としてきわめて重要なリスクマネジメントとなります。

社葬を滞りなく行うために何より重要なのは、事前準備です。「うちの会社には、まだ必要ない」「万一のことを考えるなんて…」と思われるかもしれません。

ですが、社葬やお別れの会はご逝去から約４０日前後の準備期間しかありません。「その時」は、予期せず、突然やってくるものです。

社長や取締役など、会社を支えてきた重要な方を失った時、社内が混乱することもあれば、不安を覚える取引先もあるでしょう。

会社の組織力が問われる場面であり、どのような方針で社葬を執り行うかを事前に決めておくことは、企業の危機管理・リスクマネジメントの一環となります。

では、具体的に、どのような段取りで行えばいいのでしょうか。総務・人事・秘書のご担当者が準備しておくべき４つのことを下記にご紹介いたします。

目次

• 社葬取扱規程の作成
• 社葬の基本方針の検討
• 社内緊急連絡網の作成
• 葬儀社の選定

次に、上記の項目の詳細をみていきましょう。

1.社葬取扱規程の作成

社葬の準備の第一歩となるのが「社葬取扱規程」の作成です。社葬取扱規程は、役員会の合意を得て取り決めます。

社葬取扱規程を作成することで、社葬の規模・形式、葬儀社の選定、式場・日程の決定、概算予算、葬儀委員長の決定など、具体的な「基本方針」が決まります。

また、ご逝去直後の対応から社葬執行までの細かな準備・実施をスムーズに行うことができるようになります。

なお、社葬費用を「福利厚生費」として損金処理するためには、「社葬のために通常要すると認められる部分の金額」であることが必要です。

それを社葬取扱規程の中で基準化し、会社負担の部分をあらかじめ決めて、明文化しておくとよいでしょう。

また、ご遺族との費用配分についても、社葬取扱規程に基づいて、話し合いをスムーズに行うことができます。

2.社葬の基本方針の検討

次に、役員会で「基本方針」を検討します。会社の方針が尊重された社葬を執り行うためにも、基本方針の検討はとても重要なことです。

基本方針では主に、下記の１２の項目について検討しておく必要があります。

①社葬実施の有無

社葬取扱規程に基づき、社葬対象者であることを確認し、社葬を執り行うかどうか、ご遺族に意向を確認します。

②形式

ご遺族に菩提寺の有無、宗旨・宗派の確認をして形式を決定します。宗旨・宗派にとらわれない無宗教形式で行われる場合もあります。

③社葬規模

ご遺族の意向を尊重しつつ、どれくらいの人数が参列されるのかを想定しておくことが重要となります。

④式場・日程

ご遺族・主催者・来賓・宗教家の都合や式場の空き状況を考慮して決めます。

⑤葬儀委員長

ほとんどの場合、施主である会社の代表が葬儀委員長となりますが、外部の取引先関係者に依頼するこもあります。

⑥喪主

ご遺族の代表者である喪主を決定します。ご遺族側と確認の上、決めていきます。

⑦葬儀実行委員長

社葬運営における実質的な責任者です。多くは役員、総務部長や人事部長が努め、社葬運営の全体を把握します。

⑧弔辞者

会社としてどなたに弔辞を述べていただくのか、検討しておく必要があります。

⑨概算予算

社葬取扱規程の費用項目に基づき、概算予算を決定します。

⑩葬儀費用の配分

社葬はすべての葬儀費用を会社が負担しますが、合同葬では、一般的にお布施など故人様に直接関わる費用項目以外を会社側が負担します。

⑪香典・供花・供物の取り扱い

故人様の遺志やさまざまな理由により辞退する場合もあります。その際には通知状（案内状）などでその旨を明記し告知します。

⑫葬儀社の選定

豊富な経験と実績に基づいた企画提案と、すべてをサポートできる知識、技術、ノウハウを持った葬儀社を選定することが重要です。

3.社内緊急連絡網の作成

万一の訃報にも迅速に対応できるよう「社内緊急連絡網」を作成します。

まずは、各部署の責任者へ緊急連絡できるよう整えます。この時点で知らせるのは、社内責任者と主要関係先、株主です。

社内責任者については、第一報をどこまでの社員（役職）に、いつの時点で、どの程度の情報を知らせるのかを決めておき、また、主要関係先については、取引の内容や関係から伝える範囲を決めます。

主な株主についてもリスト化しておくとよいでしょう。この段階では、情報が拡散しないよう注意を払うことも必要です。

また、これらのリストは、常に最新の情報に更新しておくようにします。

さらに、社内外への連絡手段のほか、搬送の際に誰が安置場所まで同行するのかなど、対応を事前に決めておくと安心です。

4.葬儀社の選定

社葬執行にあたり、頼りになるのが葬儀社の「経験」と「実績」です。

信頼できる葬儀社をパートナーに選ぶことで、社葬取扱規程の作成など事前の準備から、アフターフォローにいたるまで、しっかりとサポートしてくれます。

最近では、インターネットを窓口にした葬儀仲介業者が社葬執行のノウハウのない下請けの葬儀社に任せて、トラブルになる事例もでています。

確かな社葬を執り行うために、葬儀社選びは慎重に行いましょう。

社葬を成功に導ける葬儀社とは？

①迅速な対応

３６５日２４時間、昼夜を問わず迅速に対応。会社やご遺族のご心配事にもすぐに対応し、不安を取り除いてくれる。

②企画提案力

会社やご遺族の要望に沿った企画提案力に優れ、希望のイメージを具体化してくれる。

③執行技術力

多数の社葬の実績があり、経験豊富なスタッフ、確かなノウハウで臨機応変な対応ができる。組織力に優れ、万全の態勢で対応してくれる。

④サポート力

プロとしてのアドバイス・気遣いをもって、事前準備の段階から社葬当日及びその後まで、一貫してサポートしてくれる。

⑤経済性

豊富な経験に基づいて、規模に応じた式場選びや人員配置など、無駄のない適正な費用を算出し、見積りが提示できる。

上記の項目を考慮して葬儀社を選び、事前準備の段階から相談していくとよいでしょう。

社葬取扱規程を定期的に見直し、その時が近づいてきたら、連絡を密に取り合っていきます。

葬儀社と一緒に準備を進めていく中で、社葬の概要が定まり、お互いの信頼関係も深まります。結果、社葬も成功へと導かれていきます。

セレモアでは、「社葬セミナー」を定期的に開催し、総務・人事・秘書のご担当者に社葬成功のポイントなどをお伝えしております。ぜひ一度、ご利用下さい。

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