遠方の取引先からの訃報に際しての対応

遠方の取引先の訃報を受けたら？

訃報の連絡はビジネスの場においては、取り急ぎの連絡方法としてメールで送られてくることがほとんどであり、メールの送信先も多方面と推測ができます。取引先から訃報連絡が届いた場合は、先方も葬儀のさまざまな手配で多忙なことが明らかなため、直接の電話連絡は避けて、お悔やみの言葉と参列することを速やかにメールで伝えます。
また、電話で訃報報告を受けた場合の確認事項として重要なことは、必ず「いつ」「どこの」「だれが」逝去されたのかを確認し、通夜、葬儀の日時と会場を聞きます。

弔電を打つ場合もありますので、喪主名、住所、必要に応じて電話番号を聞いておきます。まずはお悔やみをのべ、慌てずに、適切な行動をすることが大切です。まず社内の関連責任者に報告し、指示を仰ぎ対応の仕方を検討します。

参列についてはたとえ遠方であっても取引の度合いに関わらず、今後の関係を考え、よほどの事情がない限りは参列することが礼儀です。参列の場合は亡くなられた方と同等以上の役職にある社員が参列をしますが、同等以上の役職にある社員が出席できないときは、社内で代理人を立てて参列するのが通例です。代理人は、参列するはずだった社員の名刺を持参して赴きます。やむを得ず参列ができない場合も、参列者リストを作成している場合がほとんどなので速やかに先方に伝えしましょう。

文面は丁寧にすることが基本ですが、このような連絡は手短にするのがマナーとされています。細かな理由を述べなくても、「やむを得ない事情がありまして」などの文言を添えてお伝えします。葬儀後には、本来参列をするはずであった役員（社員）からお悔やみ状を郵送し、礼を欠かないように配慮します。

セレモアでは取引先から訃報を受けたときの対応など、総務、人事、秘書のご担当者が知っておくべき事柄を、長年培ってきた経験をもとに的確にアドバイスをいたします。