訃報を受けたら

取引先、関係先の訃報への対応

取引先の弔事は、生前お世話になった故人への感謝、哀悼の気持ちを伝える場です。取引先の弔事にどう対応するかは、会社全体の印象を大きく左右します。総務・人事・秘書の担当者は取引先に心を配りながら、丁寧かつ迅速に対処していくことが肝要です。

1.訃報を受けた時

取引先の方が亡くなられたことを受けたらまずお悔やみの言葉を述べます。お悔やみの言葉としては、「この度は誠にご愁傷さまでございます。心からお悔やみ申し上げます。」といった言葉が一般的です。電話では相手様のお顔が見えないので、言葉を丁寧に選び悲しみの気持ちを込めて対応しましょう。訃報を受けたら即座に上司に報告することが大切です。もし社長が参列する場合は、急いでスケジュールを変更する必要があるかもしれません。上司への連絡が遅れることで、会社としての常識を疑われてしまう可能性につながります。

2.日時・式場を確認し、弔電を送る

訃報の情報を確認する内容として、いつ、どなたがご逝去したのか伺い、弔問が可能であれば、通夜・葬儀の日時と式場を確認します。
弔電を送る場合もありますので、喪主名、式場の住所や電話番号も伺います。弔電は早く送ることが必要です。できればお通夜までに、遅くても告別式当日の開式前までには、一般的に式場に届くようにします。
弔電の宛先は面識の有無にかかわらず喪主とし、差出人は社長名か担当役員名とします。
弔電は形式的なものでもありますので、故人と関係が深かった場合は、後日、自宅に訪問したり、手紙を送ってもよいでしょう。

3.誰が参列すべきか

会社を代表して社葬に参列するのですから、慎重な人選が大切です。故人が会長や社長など企業の中心的存在であれば、参列する側も、同等の役職にあたる人が参列するべきでしょう。

4.枕花・供花・供物を手配する

供花・供物は本来、持参して霊前に供えるべきものですが、現在は葬儀社および生花店に依頼し、式場まで届けてもらうことが多くなっています。
社葬の通知状（案内状）に供花・供物を辞退する旨の内容が記載されていた場合は、遺族や先方の会社の意向に従い、記載がない場合は手配を進めます。
枕花は、故人との関りが深かった場合は、いち早く手配し故人の枕元にお供えするお花です。

5.香典の準備

社葬通知状（案内状）に、香典辞退の旨が記載されていない場合は、香典の用意も必要です。
香典には、表書きの書き方や袋・水引の選び方、包み方から渡し方まで、さまざまな決まりごとがあります。

6.葬儀の手伝いを依頼されたときや申し出たいときの対応

取引先から、受付などの葬儀のお手伝いを依頼されたときは、余程の事情がない限り、引き受けることが大切です。引き受けることにより、取引先との関係も良好となり、自社にとってプラスの結果につながることもあります。手伝いをする場合は、経験豊富なベテラン社員を選ぶことが重要です。
また、取引先のお手伝いを率先して申し出る場合は、押しつけがましくならないよう、さりげなく申し出ることが重要です。