訃報を受けたら

取引先より訃報を受けたら何をすべきか

取引先・関係先の弔事は、生前お世話になった故人への感謝、哀悼の気持ちを伝える場です。取引先の弔事にどう対応するかは、企業の印象を左右するばかりでなく、今後の取引にも関係する場合があるかもしれません。総務・人事・秘書の各部門の担当者は取引先・関係先に心を配りながら、丁寧かつ迅速に対処していくことが望まれます。

1.訃報を受けた時

現在では、メールやFAXにて訃報を受ける場合が多くなっておりますが、電話にて連絡を受けた場合は、まずお悔やみの言葉を述べます。お悔やみの言葉としては、「この度は誠にご愁傷さまでございます。心からお悔やみ申し上げます」などの言葉が一般的です。
電話では相手のお顔が見えないので、言葉を丁寧に選び、悲しみの気持ちを込めて対応しましょう。訃報を受けたら即座に上司に報告することが大切です。また、こうした場合に備えて総務・人事・秘書の各部門の連絡網を作成しておくことをお勧めします。取引先・関係先の弔事に際しては、社内の役員以上が対応できる準備をしておくと良いでしょう。特に会長・社長をはじめ取締役が参列する場合は、急いで既定のスケジュールを変更する必要があるかもしれません。社内間での共有が遅れることで、会社全体での対応ができなくなってしまう恐れがあります。

2.日時・式場を確認し、弔電を送る

訃報を受けたら「いつ」「どなた」がご逝去されたのかを確認し、葬儀の日時と式場を確認します。
弔電を送る場合もありますので、喪主名、式場の住所や電話番号も伺っておきましょう。弔電は葬儀の開式前までには、会場に届くようにします。 弔電の宛先は面識の有無にかかわらず喪主とし、差出人は社長名か担当役員名とします。

3.社葬、お別れの会には誰が参列すべきか

会社を代表して社葬・お別れの会に参列するのですから、慎重な人選が大切です。故人が会長や社長など企業の中心的存在であれば、参列する側も、同等の役職にあたる人が参列するべきでしょう。
場合によっては役員会やそれに準ずる会議、または総務・人事・秘書部門の連絡会議を招集し、社葬・お別れの会への対応を協議しましょう。会議では、誰が参列するか、何人参列するか、香典の金額、手伝いのために社員を派遣するべきか、否か、などを決定します。
気を付けたいのは、社葬・お別れの会に参列する代表者は、故人に対して同等以上の役職に就いている社員・役員を選ぶことがマナーです。同等以上の役職を有する社員・役員が参列することは、故人の功績に対する敬意と、会社に対する自社の姿勢をそのまま示すことになりますので、十分な配慮が必要となるでしょう。

4.社葬・お別れの会の手伝いについて

社葬・お別れの会の手伝いを依頼されることがあるかもしれません。受付やご案内など社員の派遣についても先方に確認しましょう。取引先・関係先へのそうした誠意が、故人への深い弔意の表れであると感じ取っていただけるでしょう。必要とのお返事をいただいたら、「いつ」、「どこに」、「何人派遣したら良いか」などを伺い、派遣する社員の人選に入りましょう。お手伝いをする社員は、経験豊富なベテラン社員を選ぶことが重要です。また、取引先・関係先にお手伝いを申し出る場合は、押しつけがましくならないよう、さりげなく伝えることが重要です。

5.枕花・供花・供物を手配する

枕花は、故人との関りが深かった場合は、いち早く手配し故人の枕元にお供えするお花です。また、式場にお届けする供花・供物は、本来持参して霊前に供えるべきものですが、現在は葬儀社および生花店に依頼し、式場まで届けてもらうことが多いようです。
社葬・お別れの会の通知状（案内状）に供花・供物を辞退する旨の内容が記載されていた場合は、遺族や先方の会社の意向に従い、記載がない場合は手配を進めます。

6.香典の準備

社葬・お別れの会の通知状（案内状）に、香典辞退の旨が記載されていない場合は、香典の用意も必要です。

香典には、表書きや袋・水引の選び方、包み方から渡し方まで、さまざまな決まりごとがあります。詳細については、下記をご参照ください。

香典袋（不祝儀袋）の書き方　マナーと準備

香典袋の表書きの書き方とその用途、包み方、渡し方についてご説明いたします。