社葬・お別れの会・合同葬の通知状｜送付リスト作成から印刷・発送の流れ

社葬・お別れの会・合同葬を行う際、通知状（案内状）は参列者へ正確に速やかに届けることが重要です。総務部・人事部・秘書室・営業部・購買部などの関係部署や、故人のご友人・ご知人、ご遺族の関係先などからリストを持ち寄り、送付先の一覧を作成して発送手配を進めます。本記事では、通知状の送付リスト作成から印刷・発送までの流れとポイントを解説します。

通知状（案内状）送付リストの作成

通知状を送付するには、まず宛先のリストを整える必要があります。会社名・役職・氏名・住所など、宛先情報に誤りがないか入念に確認し、最新の情報を反映させておくことが大切です。複数部署から情報を集めるため、早い段階からリストの準備を始めるとスムーズに進められます。

上記は送付リストの一例です。No.・企業名・氏名・住所・担当部署・扱（来賓・一般など）・備考などの項目を整理しておくと、発送後の管理や当日の受付も円滑になります。

通知状（案内状）の印刷・発送

通知状は、訃報が入ってからできるだけ早く送付する必要があります。取引先へ500通を発送する場合、封筒の表書き（筆耕）に5日前後かかることもあるため、文面の作成と印刷のスケジュールを早めに立てておきましょう。

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